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学生档案管理问题问答
2009-11-10 00:00 xsc    (点击: )
一  学生档案材料有哪些?
学生档案材料包括中学档案材料、高考档案材料、大学档案材料。
中学档案材料:含高中及以前学籍档案材料、高中毕业生登记表等。
高考档案材料:含高考志愿表、高考体检表、高考成绩单、高考政审表。
大学档案材料:
1.学生在校期间的各种奖惩材料:奖励限校级及校级以上(含奖学金及各类先进个人奖励等);处分为警告以上(含警告)及违纪学生受处分后的评议材料、综合表现情况;
2.普通高等学校入学通知书;
3.普通高等学校毕业生登记表;
4.历年学业成绩单;
5.毕业生就业报到证底联;
6.师范生办理教师资格证申请审批表;
7.毕业生实习成绩评定表;
8.学籍变动材料:休学、复学、退学、转学、参军或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料;
二  新生档案的建档内容及接收办法
1.新生入学注册取得学籍后,由各院系辅导员或秘书对本院系学生档案进行审核,审核通过后,根据班级、学号进行整理,于当年十二月份按移交方式将全部档案移交学工部(处)。
2.新生入学后档案未到或档案材料不全的,由辅导员或秘书负责督促、催交,限其在两个月内把所缺材料交到所在院系。
三  学生在校期间归档内容及接收办法
1.学生的学籍异动材料和普通高等学校录取通知书由教务处审定后移交学工部(处)归档。
2.安康学院三好学生(优秀学生干部、单项奖励金)登记表、安康学院军训先进个人登记表及学生处分材料由学工部(处)学生管理科整理移交。
3.国家奖学金申请审批表、普通高等学校国家励志奖学金申请表、安康学院优秀学生奖学金申请审批表由学工部(处)学生资助中心整理移交。
4.学生在校期间获得的国家级,省市级和校级各类文艺、科技活动获得荣誉称号的登记表由各院系负责审核按移交方式及时移交学工部(处);社会实践登记表等材料由校团委负责审定后,按移交方式及时移交学工部(处)归档。
四  毕业生档案归档内容及接收办法
1.高等学校毕业生登记表,由辅导员于每年五月底前完成整理,并收齐按移交方式移交学工部(处)归档。
2.学生在校期间的总成绩单由各院系负责审定并加盖院系和教务处公章后,于每年六月二十日前按移交方式移交学工部(处)归档。
3.毕业生实习成绩评定表由教务处负责审定并加盖公章后,于每年五月底前按移交方式移交学工部(处)归档。
4.师范类毕业生教师资格认定申请表由学工部(处)整理归档。
5.毕业生就业报到证底联由学生就业处审定后于每年毕业生离校前一周按移交方式移交学工部(处)归档。
6.其他经学校审定认为有必要归档的材料由相关部门负责整理后,按移交方式及时移交学工部(处)归档。
7.毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据,为把毕业生档案及时转出,校内各院系及相关部门务必于每年毕业前一个月(五月底前)进行整理并按时移交学工部(处)归档。
五  档案的保管与丢失处理
1学生档案保管范围:在籍、休学、停学、保留入学资格学生的档案、毕业生留存的档案、因各种原因滞留在学校的档案。
2学生转学、退学档案须在三个月内转出,学校原则上不负责保管,如有特殊情况,档案需在学校保存的,可填写《档案暂存申请表》,院系领导签署意见,学工部(处)同意后,方可由学工部(处)暂时代为保管,保管最长期限为半年。
3.凡未按规定期限转出的档案,根据中组部、人事部印发的《流动人员档案管理暂行规定》的精神,本着“服务为主,适当收费”的原则,按学校规定收取一定的管理费。
4.用人单位造成档案丢失的,原则不予补办。如有特殊情况,由用人单位开据档案丢失情况证明,学生携带本人毕业证,身份证并填写《档案补办申请表》,经学工部(处)领导批准后,方可补办。补办的档案仅有符合当时情况的《高考录取底表》复印件、《大学期间历年考试成绩表》复印件及《普通高等学校毕业生登记表》。
5. 因个人造成档案丢失的,无论任何情况引起的档案丢失,均不予补办。
六 学生档案查阅哪些要求?
1.学生档案主要供本校辅导员(班主任)及其他思政人员查阅。其它部门或个人查阅,须持单位介绍信或经学工部(处)领导同意后,方可登记查阅,学生不得查阅档案。
2.学生档案原则上不外借,一般仅限在档案室内查阅,特殊情况需借出时必须说明理由,经学工部(处)领导批准同意并详细登记后方可借出,借出的档案在三日内必须归还。
3.借档人应严格遵守保密制度和阅档规定,保证档案的安全。借出的档案不得带到宿舍或公共场所,不得转借他人或向他人泄露档案内容。不经允许不得复印、拍照档案内容,不得转交他人代为归还。
4.借档人对待档案材料要认真负责。阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料,不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时,不要同时打开,防止装错或丢失。如发现档案中有问题,应及时向档案管理人员说明,由学工部(处)按有关规定处理,借阅人不得擅自作主进行处理。
5.校外单位、公安机关、公证机关来校查阅学生档案应持单位介绍信,经学工部(处)领导批准后,在校内相关部门工作人员带领下到学工部(处)查阅,不得将档案带出学校。
 
 
 
                                                                                  学  生  处
                                                                                2009年11月11日
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