第一章 总则
院发〔2009〕34号
第一条 本办法所称学生档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的需装入学生个人档案袋中的各种文字材料，是学生在校学习，生活，成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种入档材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借、阅服务及学生档案的管理、转递等工作。
第二条 按照档案集中统一管理的原则，我院的学生档案由学工部（处）集中保管，各院系辅导员或办公室秘书及相关部门（学工部（处）、教务处、就业处、团委等）指定专人负责学生档案相关材料的填写、登记、收集、整理和报送工作。学工部（处）负责收集、汇总、分类、整理、归档、管理学生在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料，以保证档案材料的系统、完整。
第三条 为适应学校学生档案管理工作需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案材料的齐全、完整和安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，为用人单位提供可靠依据，根据《普通高等学校档案管理办法》以及国家有关学生档案管理工作的政策规定，结合我校实际制定本办法。
第二章 学生档案材料归档内容及接收办法
第四条 学生档案材料含：中学档案材料、高考档案材料、大学档案材料。
(一) 中学档案材料：含高中及以前学籍档案材料、高中毕业生登记表等。
(二) 高考档案材料：含高考志愿表、高考体检表、高考成绩单、高考政审表。
(三) 大学档案材料：
1．学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）及违纪学生受处分后的评议材料、综合表现情况;
2．普通高等学校入学通知书；
3．普通高等学校毕业生登记表；
4．历年学业成绩单；
5．毕业生就业报到证底联；
6．师范生办理教师资格证申请审批表；
7．毕业生实习成绩评定表；
8．学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、参军或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料；
第五条 所有归档材料，均要求由相关部门负责此项工作的工作人员按照“以班为单位，以学号为顺序”的移交方式（以下简称：移交方式），按时移交学工部（处），并办理相关移交手续。
第六条 新生档案的建档内容及接收办法
1．新生入学注册取得学籍后，由各院系辅导员或秘书对本院系学生档案进行审核，审核通过后，根据班级、学号进行整理，于当年十二月份按移交方式将全部档案移交学工部（处）。
2．新生入学后档案未到或档案材料不全的，由辅导员或秘书负责督促、催交，限其在两个月内把所缺材料交到所在院系。
第七条 学生在校期间归档内容及接收办法
1．学生的学籍异动材料和普通高等学校录取通知书由教务处审定后移交学工部（处）归档。
2．安康学院三好学生（优秀学生干部、单项奖励金）登记表、安康学院军训先进个人登记表及学生处分材料由学工部（处）学生管理科整理移交。
3．国家奖学金申请审批表、普通高等学校国家励志奖学金申请表、安康学院优秀学生奖学金申请审批表由学工部（处）学生资助中心整理移交。
4．学生在校期间获得的国家级，省市级和校级各类文艺、科技活动获得荣誉称号的登记表由各院系负责审核按移交方式及时移交学工部（处）；社会实践登记表等材料由校团委负责审定后，按移交方式及时移交学工部（处）归档。
第八条 毕业生档案归档内容及接收办法
1．高等学校毕业生登记表，由辅导员于每年五月底前完成整理，并收齐按移交方式移交学工部（处）归档。
2．学生在校期间的总成绩单由各院系负责审定并加盖院系和教务处公章后，于每年六月二十日前按移交方式移交学工部（处）归档。
3．毕业生实习成绩评定表由教务处负责审定并加盖公章后，于每年五月底前按移交方式移交学工部（处）归档。
4．师范类毕业生教师资格认定申请表由学工部（处）整理归档。
5．毕业生就业报到证底联由学生就业处审定后于每年毕业生离校前一周按移交方式移交学工部（处）归档。
6．其他经学校审定认为有必要归档的材料由相关部门负责整理后，按移交方式及时移交学工部（处）归档。
7．毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据，为把毕业生档案及时转出，校内各院系及相关部门务必于每年毕业前一个月（五月底前）进行整理并按时移交学工部（处）归档。
第三章 档案变动的管理
第九条 因转学而需要档案关系变动的，由学生持教务处书面通知原件到学工部（处）办理；因休学、复学、退学、开除学籍而需要档案关系变动的，由学生持相关审批手续到学工部（处）办理；死亡学生的档案，经学校证实后将档案寄回原籍。
第四章 学生档案的转递办法
第十条 毕业生档案由学生毕业离校时自己在本院系领取，若档案丢失，由本人负责。若有特殊情况，需将档案保留在学校的，本人申请，院系领导签署意见，学工部（处）同意后，方可由学工部（处）暂时代为保管，保管期限不超过两年。
第十一条 毕业生提取档案必须持毕业生毕业证，经验证无误按要求签字后方可提取。
第十二条 委托他人提取档案的，必须持委托书及委托人的身份证或有效证件，特殊情况经学工部（处）领导同意方可提取。
第十三条 用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），经学工部（处）领导同意，档案管理人员认真登记后方可转出学生档案。
第十四条 学工部（处）妥善保存好历年档案的转递记录，供有关单位和毕业生查询。
第五章 档案的保管与丢失处理
第十五条 学生档案保管范围：在籍、休学、停学、保留入学资格学生的档案、毕业生留存的档案、因各种原因滞留在学校的档案。
第十六条 学生转学、退学档案须在三个月内转出，学校原则上不负责保管，如有特殊情况，档案需在学校保存的，可填写《档案暂存申请表》，院系领导签署意见，学工部（处）同意后，方可由学工部（处）暂时代为保管，保管最长期限为半年。
第十七条 凡未按规定期限转出的档案，根据中组部、人事部印发的《流动人员档案管理暂行规定》的精神，本着“服务为主，适当收费”的原则，按学校规定收取一定的管理费。
第十八条 用人单位造成档案丢失的，原则不予补办。如有特殊情况，由用人单位开据档案丢失情况证明，学生携带本人毕业证，身份证并填写《档案补办申请表》，经学工部（处）领导批准后，方可补办。补办的档案仅有符合当时情况的《高考录取底表》复印件、《大学期间历年考试成绩表》复印件及《普通高等学校毕业生登记表》。
第十九条 因个人造成档案丢失的，无论任何情况引起的档案丢失，均不予补办。
第六章 学生档案的整理要求
第二十条 凡按规定应由个人填写的档案材料，本人必须如实填写，在署名时必须署本人身份证法定姓名，且与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，未经批准不得擅自更改。
第二十一条 辅导员及相关部门负责此项工作的工作人员在归档材料内容的填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用兰黑色或黑色钢笔或签字笔填写。归档材料一律不能使用复印件和传真件。
第二十二条 辅导员及相关部门负责此项工作的工作人员应完整移交归档材料，内容不完整或有缺损的材料不予归入档案，归档的材料必须有负责人的签字及院系（部门）公章。
第七章 学生档案的管理要求
第二十三条 学生档案管理人员要经常检查学生档案，防止失火、虫蛀、进水、磨损、丢失、涂改等现象。
第二十四条 学生档案管理人员在工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。档案管理人员如发生工作变动，在做好档案的交接手续后方可离岗。
第二十五条 学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。
第二十六条 管理学生档案的工作人员一定要将形成的学生档案材料及时准确的放入学生档案袋，每年对所管档案全面核对一次，发现问题及时解决。
第二十七条 档案的卷次、目录和档案袋的样式、规格不得随意改动。为了便于管理，每个学生的档案袋以学生学号作为档案号码进行编排。
第二十八条 学工部（处）负责有关档案问题的来人、来电、来函查询工作。
第八章 学生档案的查阅要求
第二十九条 学生档案主要供本校辅导员（班主任）及其他思政人员查阅。其它部门或个人查阅，须持单位介绍信或经学工部（处）领导同意后，方可登记查阅，学生不得查阅档案。
第三十条 学生档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅，特殊情况需借出时必须说明理由，经学工部（处）领导批准同意并详细登记后方可借出，借出的档案在三日内必须归还。
第三十一条 借档人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全。借出的档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄露档案内容。不经允许不得复印、拍照档案内容，不得转交他人代为归还。
第三十二条 借档人对待档案材料要认真负责。阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，防止装错或丢失。如发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由学工部（处）按有关规定处理，借阅人不得擅自作主进行处理。
第三十三条 校外单位、公安机关、公证机关来校查阅学生档案应持单位介绍信，经学工部（处）领导批准后，在校内相关部门工作人员带领下到学工部（处）查阅，不得将档案带出学校。
第九章 附 则
第三十四条 本办法自公布之日起执行，由学工部（处）负责解释。
